Sådan behandler vi dine persondata i Center for Uddannelse og Pædagogik

Lyngby-Taarbæk Kommune har fokus på at beskytte data om borgere, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

På lige fod med alle andre offentlige myndigheder har Lyngby-Taarbæk Kommune en databeskyttelsesrådgiver, som skal holde øje med, om kommunen håndterer persondata på lovlig og sikker vis.

For at vi som kommune kan levere vores kommunale services og ydelser har vi brug for informationer. Det gælder informationer om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan også kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har en mistanke om, at kommunen har lækket persondata eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data.

Lyngby-Taarbæk Kommune er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i vores dagtilbud, skoler, SFO’er, klubber, PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning) og specialpædagogiske tilbud.

Kommunen har;

- efter dagtilbudsloven pligt til at etablere pasningstilbud til børn i dagtilbudsalderen.

- efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder.

For at varetage disse opgaver behandler vi personoplysninger om barnet og dennes forældre/værge/samboende.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger i relation til følgende:

• Tilmelding mv. i forbindelse med dagtilbud/skole, herunder fx også sommerferiepasning, sygemelding samt feriemelding
• Overgang mellem dagtilbud og skole, samt ved overflytning mellem dagtilbud/skole
• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med specialpædagogisk bistand
• Tandpleje
• Sundhedspleje
• Specialbefordring
• Sygebefordring
• Særlige hjælpemidler/ombygninger pga. handicap
• Socialpædagogisk friplads
• Refusion fra andre kommuner

Specifikt for børn i skolealderen:

• Skolebuskort
• Hjemmeundervisning
• Dispensationsansøgning ved skoleskift
• Modtagerklasser m.m.
• Efterskoleophold
• Skolegang på privatskoler
• Valgfag og fritidsundervisning på Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole
• SSP-samarbejde
• Sommerferieaktiviteter
• UPV (uddannelsesparathedsvurdering)
• Konfirmationsforberedelse

Diverse oplysninger indgår i overordnet ledelsesinformation og anvendes i anonymiseret eller pseudonymiseret form til statistik og forskning.

Vi behandler dine/barnets personoplysninger efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lovgivning på området.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger udgøres desuden af Databeskyttelsesforordningens artikel 6 (stk. 1, litra e) og artikel 9 (stk. 2, litra b). De danner grundlag for behandling i forbindelse med offentlig myndighedsudøvelse og for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes arbejds- sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder.

Den offentlige myndighedsudøvelse er opgaver som kommunerne er pålagt at udføre på dagtilbud, skole og SFO-området, og som er reguleret i Dagtilbudsloven §§ 1 og 7 stk. 5 og i Folkeskoleloven § 1 og § 53.

For behandling af cpr. nr. oplysninger er vores hjemmel databeskyttelsesloven §11.

Vi behandler disse kategorier af personoplysninger om barnet og/eller dig:

Almindelige oplysninger, fx identifikationsoplysninger som navn, adresse, alder, cpr. nr., familierelationer, pårørende og i form af billeder.

Følsomme oplysninger, fx i forbindelse med tandpleje, sundhedspleje og PPR, helbredsoplysninger af fysisk og psykisk karakter, motoriske og faglige færdigheder.

Oplysninger videregives ved overgange både i dagtilbuds- og skoleregi omkring personlig, social, motorisk og sproglig udvikling for at sikre en god overgang, der kan skabe tryghed, udvikling, læring og trivsel for barnet.

Vi henter personoplysninger fra folkeregistret, forældre/værge/samboende, fagligt personale tilknyttet barnets institution/ skole, samt barnet selv.

Vi videregiver forskellige af barnets / dine oplysninger til:

• Lyngby-Taarbæks Kommunes daginstitutioner, ved overgang fra dagtilbud til dagtilbud
• Lyngby-Taarbæks Kommunes skoler, ved overgang fra dagtilbud til skole eller ved skoleskift
• Lyngby-Taarbæks Kommunes sundhedspleje og tandpleje
• Lyngby-Taarbæks Kommunes Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR)
• Styrelsen for IT og Læring (Skolegrunddata)
• Danmarks Statistik
• Samarbejdspartnere i forbindelse med eksterne arrangementer eller arrangementer i dagtilbud/skole
• Børne- og Undervisningsministeriet
• I nogle tilfælde vil vi, for at leve op til forvaltningslovens eller offentlighedsloven regler om aktindsigt, videregive oplysninger om dig/ barnet

Specifikt for børn i skolealderen:

• Den lokale folkekirke

Barnets/dine oplysninger gemmes i forskellige administrative og pædagogiske it-systemer og digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Lyngby-Taarbæk Kommune har indgået en databehandleraftale med.

Dokumenter, der relaterer til kommunens notat- og journalpligt, gemmes i fem år efter barnets tilknytning til dagtilbud og/eller skole i Lyngby-Taarbæk Kommune ophører. Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet, jf. Arkivloven.

Billeder opbevaret i Aula følger datatilsynets vejledninger, som findes her:

• Tjekliste til vuggestuer og børnehaver ved brug af billeder og video
• Tjekliste til skoler om brug af billeder og video

Specifikt for børn i skolealderen:

Data om eleven i læringsplatforme, herunder meddelelsesbogen, slettes senest 5 år efter, at eleven har forladt folkeskolen. Elevens elevproduktioner og læringsplaner slettes senest 12 måneder efter eleven har forladt skolen.

Eksamensbeviser slettes ikke.

Administrative systemer i dagtilbud

• AULA
• JOSA Notat
• KMD Institution 2

Administrative systemer i skolerne

• AULA
• IST Elevadministration
• MEEBOOK
• EASYIQ

Kommunens digitale læremidler

• Gyldendal A/S
• Lindhardt og Ringhof Forlag
• Danviden ApS
• Go Forlag A/S
• Ordbogen A/S
• Min Læring

Enkelte af Lyngby-Taarbæks Kommunes databehandlere, anvender underdatabehandlere som befinder sig udenfor EU/EØS (såkaldte ”tredjelande”)

Hvis kommunen overfører oplysninger til lande uden for EU/EØS, vil kommunen sikre, at der er et gyldigt overførselsgrundlag – det vil sige, at kommunen sikrer, at der er de fornødne garantier for, at dine personoplysninger behandles forsvarligt og sikkert.

Ret til indsigt

Du kan få indsigt i de personoplysninger, kommunen har registreret om dig.

Lyngby-Taarbæk Kommune håndterer persondata fra vugge til grav. Fra du tilknyttes sundhedsplejen, til du måske skal have hjemmepleje eller bolig på et ældrecenter. Da der er begrænsning på, hvor længe vi må gemme person-data, vil vi oftest kun ligge inde med data, som rækker 5 år tilbage i tiden, fra det tidspunkt hvor din sag eller kontakt med kommunen om det pågældende emne er afsluttet.

Hvis du ønsker indsigt i nogle af dine personoplysninger,  vil det være til stor hjælp, hvis du præciserer fx hvilket sagsområde, du har interesse i at få oplysninger fra. Måske ved du, at du har haft et sagsforløb i Jobcentret fra 2016-2017 og det er disse informationer du gerne vil have.

Du kan anmode om indsigt via Digital Post eller telefonisk. Der er ingen formkrav til din henvendelse.

Kommunen skal besvare din henvendelsen inden for en frist af 30 dage. Hvis din sag er kompliceret, kan der dog tillægges en yderligere tidsfrist på 2 måneder til behandling af din ansøgning vedrørende indsigtsret.

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få berigtiget dine personoplysninger, hvis du mener, at Lyngby-Taarbæk Kommune har oplysninger om dig, som ikke er rigtige.

Da kommunen er underlagt journal- og notatpligt på en lang række områder, må vi ikke  slette oplysninger, som er skrevet ind i en journal. Men vi skal tydeligt gøre opmærksom på, at oplysninger er blevet berigtiget.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du dog ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt, oplysningerne ellers ville blive slettet. Du skal dog være opmærksom på, at vi – som en offentlig myndighed – kun i meget begrænset omfang kan imødekomme en anmodning fra dig om at få slettet dine oplysninger, da vi er underlagt strenge dokumentationskrav.

Ret til begrænsning af behandlingen

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få behandlingen begrænset, må Lyngby-Taarbæk Kommune fremover kun behandle oplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Lyngby-Taarbæk Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis du har givet samtykke efter databeskyttelseslovgivningen, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Ret til at klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Lyngby-Taarbæk Kommune behandler dine og/eller elevens oplysninger på. Du kan finde mere information og kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.