Udlån af lokaler

Generelle bestemmelser

Kommunens lokaler anvendes som udgangspunkt af kommunens institutioner til varetagelse af kommunale opgaver. Derudover stilles lokaler til rådighed for foreninger i henhold til bestemmelserne i Folkeoplysningsloven i det omfang de er ledige og ikke anvendes til andre kommunale formål. Lokalerne stilles til rådighed i det omfang, de findes egnede til foreningens hovedaktivitet.

Hvem kan låne lokaler?

Folkeoplysende foreninger

Foreninger, der af kommunen er godkendt som folkeoplysende foreninger, kan låne egnede lokaler og faciliteter til deres folkeoplysende aktiviteter.

Foreninger der ikke er godkendt under Folkeoplysningsloven

Foreninger, som Folkeoplysningsudvalget har godkendt til at kunne låne lokaler, selvom de ikke er godkendt som folkeoplysende. Det drejer sig fx om landsorganisationer/lokalafdelinger af landsorganisationer med folkeoplysende virksomhed samt politiske foreninger m.fl.

Frivillige sociale foreninger

Foreninger der er medlem af ”Frivilligcenter og Selvhjælp Lyngby-Taarbæk” kan låne lokaler til deres primære aktivitet.

Grundejerforeninger

Grundejerforeninger kan låne lokaler til generalforsamlinger og oplysende møder for medlemmerne i grundejerforeningen om forhold i foreningen.

Hvornår kan lokaler lejes?

Hvis en folkeoplysende forening eller andre foreninger afholder et arrangement, som ikke udgør en hovedaktivitet, opkræves gebyr for leje af lokaler.

Ved foreningsarrangementer hvor der betales entré, eller aktiviteter hvor hensigten primært er at tjene penge til foreningen, opkræves en lejeafgift.

Lokaler og anlæg udlejes derudover til foreninger, der ikke er hjemmehørende i Lyngby-Taarbæk Kommune.

Ved kommercielle arrangementer o.l. opkræves en lejeafgift.

Kommunalbestyrelsen fastsætter gebyrer og udlejningspriser.

Hvilke lokaler kan anvendes?

En række kommunale lokaler stilles til rådighed for udlån og udleje herunder skoler, idrætsfaciliteter mv. Tilgængelige lokaler kan findes i kommunens lokalebookingsystem: https://booking-ltk.kmd.dk/.

Skoler

På de kommunale skoler stilles klasselokaler, faglokaler og gymnastiksale til rådighed. Skolerne har råderet over lokalerne indtil kl. 16.00. Efter kl. 16.00 mandag til fredag og lørdag/søndag stilles aftalte lokaler normalt til rådighed for fritidsaktiviteter i henhold til Folkeoplysningsloven.

Skolernes lokaler er ikke til rådighed i skoleferier og på helligdage, medmindre der træffes en særlig aftale mellem forvaltning og forening.

Idrætsanlæg og -faciliteter

På kommunens idrætsanlæg stilles haller, sale, inden- og udendørsbaner og mødelokaler til rådighed i det omfang, at faciliteten stemmer overens med foreningsaktiviteten. Kommunens idrætsfaciliteter er som udgangspunkt forbeholdt folkeoplysende idrætsforeninger.

Prioritering ved lokaletildeling

1. Kommunens egne aktiviteter.
2. Folkeoplysende aktiviteter for handicappede.
3. Frivillige folkeoplysende foreningers aktiviteter til børn og unge.
4. Folkeoplysende voksenundervisning.
5. Frivillige folkeoplysende foreningers aktiviteter for voksne.
6. Ikke-folkeoplysende foreninger (Grundejerforeninger og sociale frivillige foreninger).
7. Kommercielle- og andre aktører.

De tildelte lokaler må udelukkende benyttes til de ansøgte foreningsaktiviteter.

Materiel/udstyr/inventar

I henhold til Folkeoplysningsloven stilles lokaler til rådighed med el, vand, varme, rengøring og den indretning samt udstyr, der er til rådighed, når lokalerne anvendes til deres primære brug.

Reservationer

Ansøgning om sæsonreservationer sker for et skoleår ad gangen, og finder sted i foråret inden skoleårets start. Reservationerne omfatter undervisning eller faste ugentlige foreningsaktiviteter. Der henvises til de særskilte ”Principper for udlån af kommunale lokaler og faciliteter til idræt og bevægelse”. 

Ansøgning om reservationer til enkeltstående arrangementer sker, når sæsonreservationerne er foretaget.

Booking af lokaler foretages via kommunens lokalebookingsystem ”Foreningsportalen”, der kan tilgås via https://booking-ltk.kmd.dk/

Private arrangementer og fester

Lokaler udlånes eller udlejes ikke til private arrangementer, med undtagelse af mødelokalerne på idrætsanlæg hvor der er en forpagter. I disse tilfælde er det en forudsætning, at forpagterne benyttes i forbindelse med leje af lokaler.

Overnatning

Som udgangspunkt kan der ikke overnattes i Lyngby-Taarbæk Kommunes lokaler og haller. Dog kan der ved særlige lejligheder indgås en særaftale med lokale folkeoplysende foreninger.

Hjemmehørende foreninger kan i særlige tilfælde indgå en aftale med forvaltningen omkring overnatning på skolerne i forbindelse med afholdelse af større arrangementer.

Aflysninger/afbooking

Afmelding af allerede reserverede lokaler kan ske i det tilfælde, at kommunen selv skal bruge lokalet, med minimum 14 dages varsel.

Hvis et lokale, der er reserveret af en forening, afmeldes mindre end 14 dage før reservationen, kan foreningen få dækket de dokumenterede udgifter, foreningen måtte have i forbindelse med aflysningen, herunder lønudgifter.
I de tilfælde hvor en skole afmelder lokalet i mindre end 14 dage før den reserverede dato, skal skolen dække foreningens eventuelle udgifter.

Hvis foreningen ønsker en genplacering af aktiviteten, som følge af en afmelding af lokalet, skal foreningen kontakte forvaltningen, der vil være behjælpelig med at finde et andet egnet lokale.

Hvis et lokale ikke skal bruges alligevel, er brugeren forpligtet til at aflyse bookingen.

Principperne er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget den 5. december 2019

Lyngby-Taarbæk Kommune udlåner idræts- og bevægelseslokaler/-faciliteter til folkeoplysende foreninger efter nedenstående principper.
Kommunens lokaler og anlæg stilles til rådighed i det omfang det enkelte lokales eller det enkelte anlægs formål og indretning kan opfylde foreningens og aktivitetens formål.

Prioritering ved udlån af idræts- og bevægelseslokaler og faciliteter

I henhold til bestemmelserne i Folkeoplysningsloven anviser kommunen til formålet egnede ledige lokaler og udendørsanlæg, der tilhører kommunen, i prioriteret rækkefølge til

1. Kommunens egne aktiviteter, herunder musikskole- og ungdomsskoleaktiviteter.
2. Foreninger med aktiviteter for børn og unge.
3. Foreninger med folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil.
4. Foreninger med aktiviteter for voksne. Ved anvisning af lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende aktiviteter for handicappede, skal anvisning til sådanne aktiviteter dog normalt ske før anden anvisning.
5. Andre initiativtagere.

Sæsonudlån af idræts- og bevægelseslokaler og faciliteter til folkeoplysende foreninger

Optimal udnyttelse af de eksisterende faciliteter bygger på åbenhed og ærlighed. Det er desuden en forudsætning at der er en god dialog mellem foreninger og forvaltningen, men også internt i foreningen og foreningerne imellem.

For at opnå den bedst mulige udnyttelse af de eksisterende idræts- og bevægelseslokaler og faciliteter kræver det, at foreningen i respekt for andre foreningers behov vurderer, om den anviste facilitet udnyttes bedst muligt eller om den fx er for stor til antallet af deltagere. Det er endvidere vigtigt, at foreningen altid melder tilbage til forvaltningen, hvis der er reserveret tid, foreningen ikke kan udnytte.

Sæsonen følger skoleåret: august – juni.

Først når sæsonreservationerne er på plads i bookingsystemet er det muligt at søge til enkeltstående arrangementer og aktiviteter.
Foreningerne ansøger i blokke, der umiddelbart før eller lige efter sæsonstart opdeles i træningspas/hold.

Mandag til fredag, i tidsrummet kl. 16.00-20.00, prioriteres børn i alderen 0-17 årige.

Aktiviteter med instruktion prioriteres mandag til fredag frem til kl. 21.00 fremfor aktiviteter uden instruktion.

Det er op til den enkelte forening at prioritere eliten indenfor det tildelte tidsrum, dog under hensyntagen til aktiviteter for børn og unge.

En del af kommunens lokaler og faciliteter har multifunktion, men der hvor et lokale eller et anlæg er specialindrettet er der fortrinsret for foreninger, der dyrker den pågældende aktivitet som fx musiklokaler og andre faglokaler, atletikanlæg, skydebaner og bueskytteanlæg.

For idrætsforeninger kan de senest indberettede medlemstal til CFR blive anvendt i forhold til medlemstal det foregående år, hvis der er behov for en vurdering af, om antallet af træningstimer evt. skal forøges eller reduceres i forhold til året før.

De store idrætshaller (20x40 meter)

Helårlig indendørssport kan prioriteres fremfor halvårlig indendørssport.
Når foreningen skal planlægge træningspas indenfor de tildelte blokke, bør foreningen sikre, at reservationer i haller udnyttes bedst muligt, jf. angivelse af minimums deltagerantal:

Atletik
Antal 0-12 år:  16
Antal 13+ år: 16
Badminton 
Antal 0-12 år:  Minimum 2 pr. bane
Antal 13+ år: Minimum 2 pr. bane
Basketball
Antal 0-12 år:  16
Antal 13+ år: 12
Floorball og hockey (6-mand) 
Antal 0-12 år:  10
Antal 13+ år: 10
Fodbold/Futsal 
Antal 0-12 år:  20
Antal 13+ år: 20
Gymnastik 
Antal 0-12 år:  40
Antal 13+ år: 25
Håndbold 
Antal 0-12 år:  18
Antal 13+ år: 14
Minitennis
Antal 0-12 år:  Minimum 2 pr. bane
Antal 13+ år: Minimum 2 pr. bane
Tennis 
Antal 0-12 år:  Minimum 2 pr. bane
Antal 13+ år: Minimum 2 pr. bane
Volleyball
Antal 0-12 år:  6 pr. bane
Antal 13+ år: 8 pr. bane 6 pr. bane

Kunstgræsbaner

Optimal udnyttelse af banerne bygger på tillid, ærlighed, god kontakt og godt samarbejde mellem klubberne og forvaltningen, internt i foreningen og klubberne imellem.

For at opnå den bedst mulige udnyttelse af kunstgræsbanerne kræver det, at foreningen i respekt for andre foreningers behov vurderer, om den anviste bane udnyttes bedst muligt eller om den fx kan deles med andre foreninger.
Det er endvidere vigtigt, at foreningen altid melder tilbage til forvaltningen, hvis der er reserveret tid, foreningen ikke kan udnytte også i de tilfælde hvor den deles med anden forening. Foreningerne kan ikke bytte tider indbyrdes uden forvaltningen på forhånd er orienteret.

Mange forskellige aspekter kan ligge til grund for fordelingen, som fx

• Opdeling af bane i halve og kvarte og flere foreninger deles om banerne 
• ”Primetime” tider versus ydertider
• Geografisk beliggenhed (Så vidt muligt Virum-Sorgenfri Boldklub og B82 på Virumgård - øvrige klubber i Lyngby)
• Klubbernes og holdenes forskellige behov i forhold til turneringsafvikling og træning

Sæsondefinition for kunstgræsbaner

Som udgangspunkt fra uge 43 til Påske (ultimo marts/primo april).
Der er forskellige forhold der har indflydelse på sæsonstart og -afslutning:

• Foreningernes forhold på hjemmebane/græsbaner – fx manglende lys
• Turneringslængde – fodboldklubbernes rangering er forskellig og dermed også turneringens varighed. Turneringer starter i februar og varer til medio december for de højest rangerede hold.

Som udgangspunkt starter vintersæsonen på kunstgræs i uge 43 selvom der stadig kan trænes på de almindelige græsbaner i uge 43 og ugerne lige efter. Foreninger, der ikke kan afvikle træning og turneringskampe på græsbaner pga. manglende lys på egne baner, kan tildeles tid på kunstgræs fra uge 39, med henblik på afvikling af kampe og træning i forbindelse med officiel turnering. Det drejer sig primært om Taarbæk IF.

Tildelingen fra og med uge 43 på kunstgræs gælder både for træning og kampafvikling. Dog har hold, der afslutter den officielle turnering efter uge 43 fortrinsret på banerne til kampafvikling. Intentionen er, at kampafvikling løses indenfor klubbens tildelte tid for vintersæsonen. Hvis dette ikke er muligt pga. særlige krav fra DBU/SBU, kan andre foreningers træning blive aflyst på enkelte dage, når kampprogrammet foreligger.

Sæsonen slutter, når græsbaner er meldt klar af forvaltningen, men som udgangspunkt omkring Påsken – ultimo marts/medio april.

Hvem kan benytte kunstgræsbaner?

Medlemmer fra 10 år og opefter.

Børnehold, for børn under 10 år, kan spille indendørs i gymnastiksale.
Haller kan benyttes, hvis det i forbindelse med den generelle sæsonfordeling vurderes, at der er plads.

Voksenhold kan træne indendørs, hvis der er ledige tider, når børn og unge og voksne fra øvrige idrætsgrene og aftenskoler er tildelt tid.

Ansøgning

Ansøgningsfristen for kunstgræsbaner er samme frist, som for indendørs faciliteter (december/januar).

Den enkelte forening ansøger i ”blokke”.

Ved ansøgning skal foreningen oplyse medlemstal fra 10 år og opefter fra CFR, således at medlemstallene er tilgængelige for alle foreningerne ved fordelingen, selvom de ikke indgår som nøgletal ved fordelingen.

Principperne er vedtaget i Kommunalbestyrelsen den 2. november 2017 og trådte i kraft 1. januar 2018.