Forretningsorden

§ 1 Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette er nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed, jf. lov om kommunernes styrelse § 10, stk. 1. Dog skal sager om hjælp til enkeltpersoner behandles for lukkede døre, jf. § 17 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Stk. 2 Borgmesteren angiver i dagsordenen, jf. § 5, stk. 3, hvis en sag efter borgmesterens opfattelse skal behandles for lukkede døre. Det er, ud over de i stk. 1, sidste pkt.  nævnte sager, kun sager, under hvis behandling der vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger, jf. § 27 i forvaltningsloven. Som eksempler kan nævnes:

• Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold
• Sager om køb og salg af faste ejendomme
• Sager om overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Stk. 3 Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller borgmesteren, jf. lov om kommunernes styrelse § 10, stk. 1.

Stk. 4 Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

Stk. 5 Enhver har adgang til at overvære kommunalbestyrelsens offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Forstyrrer en tilhører forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller om nødvendigt samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.

§ 2 Ekstraordinære møder afholdes, når borgmesteren finder det fornødent, eller mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det. Borgmesteren fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse, hvilket så vidt muligt offentliggøres, jf. lov om kommunernes styrelse § 8, stk. 2.

Stk. 2 Formanden kan i særlige tilfælde bestemme, at et ekstraordinært møde afholdes som et video – eller telefonmøde. Modsætter mindst en tredjedel af medlemmerne sig inden for en frist fastsat af formanden efter indkaldelsen af mødet, at det afholdes som video-eller telefonmøde, skal formanden i stedet fastsætte, at det afholdes som fysisk møde, jf. lov om kommuernes styrelse § 10a, stk. 1.

Særlige tilfælde, der kan begrunde et video-eller telefonmøde, er, når der på et ekstraordinært møde skal behandles en eller ganske få sager, der ikke kan afvente det førstkommende ordinære møde, og når beslutning i sagen eller sagerne efter lovgivningen ikke kan overlades til et udvalg eller til forvaltningen.

Stk. 3 Oplysning om, at et ekstraordinært møde afholdes som virtuelt møde, og tidspunktet for mødets afholdelse skal så vidt muligt offentliggøres. Der skal - medmindre, der er tale om behandling af et lukket punkt - ske offentlig video- eller lydtransmission af mødet, eller en video- eller lydoptagelse af mødet, der skal offentliggøres snarest muligt efter mødet, jf. lov om kommunernes styrelse § 10 a, stk. 2.

§ 6 Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, jf. lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 2.

Stk. 2 Borgmesteren og i dennes forfald første viceborgmester leder kommunalbestyrelsens møder, jf. lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 3. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Borgmesteren formulerer de punkter, der skal stemmes om.

Stk. 3 Et medlem, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de har begæret det. Begærer flere ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Ethvert medlem taler stående fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 4 Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde.

Stk. 5 Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af tre medlemmer, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 6 Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under borgmesterens afgørelse, afgøre af kommunalbestyrelsen.

§ 7 Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer. Borgmesteren kan fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Kommunalbestyrelsen afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst tre medlemmer kræver afstemning herom.

Stk. 2 Fremsættes der forslag om udsættelse af en sag, eller om henvisning til udvalgsbehandling, standses forhandlingerne om sagens realitet straks. Såfremt der er fornøden tilslutning til forslaget, afsluttes forhandlingerne om sagen, jf. i øvrigt § 3, stk. 4.

Stk. 3 Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

§ 8 En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller kommunalbestyrelsen vedtager at undergive den to behandlinger, jf. lov om kommunernes styrelse § 12. Følgende sager skal altid undergives to behandlinger:

• Forslag til kommunens årsbudget og flerårige budgetoverslag, jf. lov om kommunernes styrelse § 38, stk. 1
• Ændringer af styrelsesvedtægten, jf. lov om kommunernes styrelse § 2, stk. 2, 2. pkt.
• Ændringer af denne forretningsorden, jf. § 18, stk. 2.

Stk. 2. Når en sag undergives to behandlinger, stemmes ved 1. behandlingen ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at udtale sig om den foreliggende sag, inden kommunalbestyrelsen træffer beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der gå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag skal dog gå mindst tre uger, jf. lov om kommunernes styrelse § 38, stk. 1., og ved ændringer af styrelsesvedtægten mindst seks dage, jf. lov om kommunernes styrelse § 2, stk. 2, 2. pkt.

§ 10 Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen, jf. lov om kommunernes styrelse § 14, stk. 1. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod medlemmet ikke er afskåret fra at deltage i kommunalbestyrelsens forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2 Et medlem skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet, jf. lov om kommunernes styrelse § 14, stk. 2.

Stk. 3 Når et medlem må forventes at blive erklæret inhabilt i forhold til en sag, der skal behandles i kommunalbestyrelsens møde, jf. stk. 1, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling, jf. lov om kommunernes styrelse § 14, stk. 3.

§ 11 Medlemmerne kan kun deltage i kommunalbestyrelsens afstemninger, når de personligt er til stede under disse. Personlig tilstedeværelse kan også være ved virtuel deltagelse, såfremt virtuel deltagelse er aftalt inden for de gældende rammer for mødets afvikling.

§ 12 Afstemning sker ved håndsoprækning, ved at medlemmerne rejser sig fra deres pladser eller ved elektronisk afstemning. Kontraprøve foretages.

Stk. 2 Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal, for så vidt andet ikke er særligt bestemt i lovgivningen, jf. lov om kommunernes styrelse § 11, stk. 3. Falder der ved afstemning lige mange stemmer for og imod, er afstemningspunktet forkastet.

Stk. 3 Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsomt, at afstemning vil være overflødig, udtaler borgmesteren dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Forlanger intet medlem herefter afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af borgmesteren angivne opfattelse.

Stk. 4 Valg sker ved skriftlig afstemning, der ikke må være hemmelig. Stemmesedler tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at kommunalbestyrelsen vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan borgmesteren stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Forlanger intet medlem herefter sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt. Kommunalbestyrelsen kan i enighed fravige den i 1. pkt. angivne afstemningsform.

§ 13 Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes under 1. behandling af en sag, der skal undergives to behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2 Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives to behandlinger, fastsætte en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag. I så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre et flertal i kommunalbestyrelsen samtykker deri.

Stk. 3 Er ændrings- og underændringsforslag ikke bragt til medlemmernes kundskab før 2. behandling af en sag, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes om ændringsforslagene, men afstemningen om disse skal altid ske før afstemningen om hovedforslaget, og afstemningen om underændringsforslag skal altid ske før afstemning om ændringsforslag.

Stk. 4 Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg og andre procedureforslag kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes efter, at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter kommunalbestyrelsen træffer beslutning om procedureforslaget.

§ 15 Kommunalbestyrelsens valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg, jf. lov om kommunernes styrelse, § 25, stk. 1.

Stk. 2 Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Kommunalbestyrelsens medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Ved valg til økonomiudvalg og stående udvalg skal dog foretages samme gruppeanmeldelse. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde, jf. i det hele lov om kommunernes styrelse § 24, stk. 3.

Stk. 3 Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, foretages valget af samtlige de medlemmer, kommunalbestyrelsen skal vælge, under ét. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer af kommunal­bestyrelsen, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat, jf. i det hele lov om kommunernes styrelse § 26.

Stk. 4 Ved kommunalbestyrelsens valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori borgmesteren eller en udvalgsformand skal have sæde, regnes den pågældendes plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for kommunalbestyrelsen, som vedkommende ved det pågældende valg har anmeldt at tilhøre, jf. lov om kommunernes styrelse § 25, stk. 2.

Stk. 5 Udpeges et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende af kommunalbestyrelsen i enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jf. stk. 6.

Stk. 6 Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori medlemmet er indvalgt af en bestemt gruppe inden for kommunalbestyrelsen, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe, jf. lov om kommunernes styrelse § 28, stk. 1.

§ 16 Kommunalbestyrelsens beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af kommunalbestyrelsens sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres, jf. lov om kommunernes styrelse § 30, 2. pkt.  Endvidere indfører sekretæren oplysning i protokollen om, hvorvidt et medlem var fraværende i forbindelse med behandlingen af de enkelte dagsordenspunkter, eller såfremt et medlem ikke deltog i behandlingen af enkelte dagsordenspunkter på baggrund af inhabilitet.

Stk. 2 Ethvert medlem, der i sin stemmeafgivning stemmer imod flertallet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen, jf. lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 2, 1. pkt. Ønsker medlemmet ved sagens fremsendelse at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, jf. lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 2, 2. pkt., skal vedkommende meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3 Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet, jf. lov om kommunernes styrelse § 13, stk. 1. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.