Elektronisk fakturering
Sådan sender du som leverandør en elektronisk faktura til kommunen
Elektronisk fakturering
Læs her om hvordan du som leverandør skal sende faktura til Lyngby-Taarbæk Kommune samt kommunens betingelser vedrørende betalingsfrister og gebyrer.
En elektronisk faktura skal indeholde følgende oplysninger, som din kontaktperson hos kommunen skal oplyse samtidig med bestilling af varen eller ydelsen:
- EAN-nummer – En registreret unik elektronisk adresse, som entydig sikrer at fakturaen når frem til den rigtige modtager
- Ordre- eller rekvisitionnummer
- Personreference eller anden reference.
Du skal være opmærksom, at fakturaen skal indeholde disse oplysninger for at du kan sende den elektronisk.
Du kan sende en elektronisk faktura til kommunen på følgende måder
-
Fra eget Økonomisystem/Faktureringssystem
Sender du mange elektroniske fakturaer kan det være en fordel med en integreret løsning for Nemhandel, så du kan sende direkte fra dit økonomisystem.
Flere økonomisystemer kan både skabe og sende fakturaer i det rigtige format og har indbygget mulighed for forsendelse.
Spørg din systemleverandør, hvis du er i tvivl om dit økonomisystem kan sende elektroniske fakturaer.
-
Via en indtastningsløsning – fx Fakturablanketten på virk.dk
Fakturablanketten på www.virk.dk kan sende fakturaer til alle offentlige myndigheder og er gratis at anvende.
-
Ved indgåelse af aftale med et Læs Ind-bureau
Et Læs Ind-bureau er en privat virksomhed, som er blevet certificeret til at håndtere konvertering af almindelige papirregninger til elektroniske fakturaer. Læs Ind-bureauerne er etableret for at hjælpe de små og mellemstore virksomheder, der ikke har teknologien til selv at sende elektroniske fakturaer. Når du sender din papirfaktura til et Læs Ind-bureau, klarer de resten - hvis blot regningen opfylder alle krav.
Betalingsbetingelser
Ved indgåelse af indkøbsaftaler er kommunens standard betalingsbetingelser 30 dage netto fra fakturadato/afsendelse af korrekt faktura.
Ved køb uden om kommunens indkøbsaftaler er kommunens standard betalings-betingelser ligeledes 30 dage netto fra fakturadato/afsendelse af korrekt faktura, med mindre der er indgået en anden aftale om betalingsbetingelse.
For leverandører, hvor der ikke er indgået aftale om betalingsbetingelse på 30 dage, er det leverandørens betalingsbetingelse der gælder.
Kommunen er ikke forpligtet til at betale fakturaer, før alle de af fakturaen omfattede varer er leveret.
Fakturagebyrer
Kommunen betaler ikke fakturagebyrer eller administrationsgebyrer vedrørende fremsendelse af en elektronisk faktura.
Følgende fremgår af Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside om opkrævning af gebyrer for elektronisk fakturaer:
”Hverken loven eller bekendtgørelserne berører muligheden for at pålægge gebyrer. Det er derimod i lovens forarbejder forudsat, at indførelse af elektronisk fakturering også rummer besparelsespotentiale for leverandørerne, hvilket skulle fjerne behovet for gebyrer - uagtet at indførelse af elektronisk fakturering måtte medføre investeringsomkostninger for leverandørerne.
Indførelse af gebyr må derfor bero på den aftale, der er indgået mellem leverandøren og myndigheden, da dette påfører myndigheden en udgift (og dermed i realiteten er en prisforhøjelse).
Der kan derfor kun gyldigt pålægges gebyr, hvis leverandøren har en udtrykkelig ret til dette i form af en klausul i en samhandelsaftale eller hvis parterne på anden vis udtrykkeligt har aftalt det. Pålægger leverandøren gebyr uden at det udtrykkeligt er aftalt, er myndigheden berettiget til at afvise det.”